Информационная система – не роскошь, а средство управления

Автор: Н.С. Калинина, Березниковский филиал ПГТУ, г. Березники, РФ

Перечислены проблемы, связанные с обеспечением эффективности работы отдела по науке Березниковского филиала Пермского государственного технического университета, и пути их решения с помощью внедрения информационной системы.

Прошедшая аттестация вуза показала наличие недостатков хранения информации в разрозненных файлах. На примере отдела по науке можно увидеть, с какими трудностями приходилось сталкиваться при подготовке отчетности для аттестации.

Для создания отчетов необходимо было предоставить большое количество статистических данных: количество статей, учебных пособий, патентов, студентов, участвующих в науке и т.д. Собрать такую информацию качественно трудно. Информация считается качественной, если она достоверная, актуальная и оперативно полученная.

Во-первых, возникала проблема, связанная с тем, что один и тот же факт в свою отчетность могут включить несколько кафедр (это касается учета статей, патентов, выставок, конференций и т.д.) Например, в том случае, когда авторами статьи являются студент, относящийся к одной кафедре, и преподаватель, относящийся к другой, обе кафедры занесут эту статью в отчет. Такого двойного учета для получения общего количества статей по вузу следует избегать. А сделать это, просматривая word-документы, нелегко, т.к. человек - не машина и может не заметить, что такая статья уже была учтена.

Во-вторых, ежегодные отчеты о научно-исследовательской деятельности (НИД) кафедры после передачи в отдел по науке могут пополняться на кафедрах (появляется новая информация об опубликованных статьях, патентах, наградах и т.д.) и данная информация не попадает в отдел по науке. Откуда возникает не соответствие обобщенных данных кафедр и отдела по науке.

В-третьих, трудно и очень долго получать какие-либо выборки. Например, для того чтобы получить список всероссийских конференций, в которых участвовали преподаватели за последние пять лет, необходимо просмотреть пять отчетов и выбрать все конференции, у которых пометка «всероссийская». И опять же здесь может возникнуть ошибка из-за невнимания, из-за отсутствия единства градации конференций на уровни, а также это займет большое количество времени.

В-четвертых, практически невозможно получить абсолютно точные статистические данные. Примером может послужить случай, когда необходимо было получить количество студентов дневного отделения, участвующих в научно-исследовательской работе (НИР). Вот шаги, которые нужно было сделать, чтобы получить эту цифру:
• объединить пять отчетов о научно-исследовательской работе студентов (НИРС), предоставленных кафедрами, причем, как говорилось выше, устранить повторения;
• выписать всех студентов, встретившихся в общем отчете;
• переписать их по алфавиту (чтобы избежать дублирования);
• узнать в деканате, кто из студентов данного списка относится к дневному отделению. И тут возникает самое интересное: в деканате видимо, нет списка всех студентов, и поэтому «на память» сказали, кто из студентов дневного отделения.

Таким образом, потратив половину рабочего дня, инженер получил неточное значение.
В-пятых, возникает проблема при смене инженера по науке. Предыдущий инженер многое хранил в свой голове (что где хранится). Когда приходит новый, он просто не знает, где сохранена какая-либо информация. В случае же использование единой информационной системы (ИС), эта проблема тут же исчезает. Программа сама «скажет», что где хранится.

Таким образом, на сегодняшний день мы получаем искаженные данные и при этом тратим огромное количество времени. Возникает вопрос, кому это надо? Кому нужны такие данные, если из-за их неточности нельзя принять обоснованные и оптимальные управленческие решения?

Ни для кого не секрет, что эффективность деятельности любой организации, в т.ч. и образовательного учреждения, зависит от наличия нужной и актуальной информации. Использование актуальных данных для построения аналитических отчетов, потребность в максимальной оперативности принятия решений и разнообразный характер поступающих запросов обусловливают необходимость внедрения информационной системы (ИС). Эта система должна обеспечивать быстроту извлечения данных из хранилища данных и разнообразных операций по преобразованию данных. Помимо этого, это вполне логично, когда отдел по науке использует современные информационные технологии для управления научной деятельностью вуза, что повышает его статус.

Управление всеми процессами и ресурсами отдела по науке должно производится в соответствии с адекватной ему информационной моделью, то есть непосредственно перед созданием ИС необходимо построить информационную модель отдела.