Информационная система – не роскошь, а средство управления

Автор: Н.С. Калинина, Березниковский филиал ПГТУ, г. Березники, РФ

Перечислены проблемы, связанные с обеспечением эффективности работы отдела по науке Березниковского филиала Пермского государственного технического университета, и пути их решения с помощью внедрения информационной системы.

Прошедшая аттестация вуза показала наличие недостатков хранения информации в разрозненных файлах. На примере отдела по науке можно увидеть, с какими трудностями приходилось сталкиваться при подготовке отчетности для аттестации.

Для создания отчетов необходимо было предоставить большое количество статистических данных: количество статей, учебных пособий, патентов, студентов, участвующих в науке и т.д. Собрать такую информацию качественно трудно. Информация считается качественной, если она достоверная, актуальная и оперативно полученная.

Во-первых, возникала проблема, связанная с тем, что один и тот же факт в свою отчетность могут включить несколько кафедр (это касается учета статей, патентов, выставок, конференций и т.д.) Например, в том случае, когда авторами статьи являются студент, относящийся к одной кафедре, и преподаватель, относящийся к другой, обе кафедры занесут эту статью в отчет. Такого двойного учета для получения общего количества статей по вузу следует избегать. А сделать это, просматривая word-документы, нелегко, т.к. человек - не машина и может не заметить, что такая статья уже была учтена.

Во-вторых, ежегодные отчеты о научно-исследовательской деятельности (НИД) кафедры после передачи в отдел по науке могут пополняться на кафедрах (появляется новая информация об опубликованных статьях, патентах, наградах и т.д.) и данная информация не попадает в отдел по науке. Откуда возникает не соответствие обобщенных данных кафедр и отдела по науке.

В-третьих, трудно и очень долго получать какие-либо выборки. Например, для того чтобы получить список всероссийских конференций, в которых участвовали преподаватели за последние пять лет, необходимо просмотреть пять отчетов и выбрать все конференции, у которых пометка «всероссийская». И опять же здесь может возникнуть ошибка из-за невнимания, из-за отсутствия единства градации конференций на уровни, а также это займет большое количество времени.

В-четвертых, практически невозможно получить абсолютно точные статистические данные. Примером может послужить случай, когда необходимо было получить количество студентов дневного отделения, участвующих в научно-исследовательской работе (НИР). Вот шаги, которые нужно было сделать, чтобы получить эту цифру:
• объединить пять отчетов о научно-исследовательской работе студентов (НИРС), предоставленных кафедрами, причем, как говорилось выше, устранить повторения;
• выписать всех студентов, встретившихся в общем отчете;
• переписать их по алфавиту (чтобы избежать дублирования);
• узнать в деканате, кто из студентов данного списка относится к дневному отделению. И тут возникает самое интересное: в деканате видимо, нет списка всех студентов, и поэтому «на память» сказали, кто из студентов дневного отделения.

Таким образом, потратив половину рабочего дня, инженер получил неточное значение.
В-пятых, возникает проблема при смене инженера по науке. Предыдущий инженер многое хранил в свой голове (что где хранится). Когда приходит новый, он просто не знает, где сохранена какая-либо информация. В случае же использование единой информационной системы (ИС), эта проблема тут же исчезает. Программа сама «скажет», что где хранится.

Таким образом, на сегодняшний день мы получаем искаженные данные и при этом тратим огромное количество времени. Возникает вопрос, кому это надо? Кому нужны такие данные, если из-за их неточности нельзя принять обоснованные и оптимальные управленческие решения?

Ни для кого не секрет, что эффективность деятельности любой организации, в т.ч. и образовательного учреждения, зависит от наличия нужной и актуальной информации. Использование актуальных данных для построения аналитических отчетов, потребность в максимальной оперативности принятия решений и разнообразный характер поступающих запросов обусловливают необходимость внедрения информационной системы (ИС). Эта система должна обеспечивать быстроту извлечения данных из хранилища данных и разнообразных операций по преобразованию данных. Помимо этого, это вполне логично, когда отдел по науке использует современные информационные технологии для управления научной деятельностью вуза, что повышает его статус.

Управление всеми процессами и ресурсами отдела по науке должно производится в соответствии с адекватной ему информационной моделью, то есть непосредственно перед созданием ИС необходимо построить информационную модель отдела.

Для создания информационной модели необходимо провести анализ основных информационных потоков. Проведение подобного рода анализа на начальном этапе создания ИС позволяет оптимизировать конечную структуру ИС и избежать ошибок на следующих этапах работы.

На следующем этапе производится анализ функций, которые должна выполнять ИС.

Отдел по науке Березниковского филиала Пермского государственного технического университета (БФ ПГТУ) решает несколько задач:
1. развитие научных связей с научно-исследовательскими учреждениями и вузами;
2. организация научно-практических конференций;
3. подготовка к изданию результатов научных исследований;
4. контроль и анализ хода выполнения НИР и НИРС;
5. осуществление контроля за организацией кафедрами научных студенческих кружков и семинаров;
6. сбор и формирование сборников трудов сотрудников филиала;
7. предоставление отчетности и аналитики научных исследований филиала;
8. формирование архивов.

Для более эффективного решения последних пяти задач как раз и должна быть создана информационная система «Наука в БФ ПГТУ». Ее необходимость объясняется тем, что обрабатывается очень много данных для различных отчетов.
Во-первых, это составление статистической отчетности, запрашиваемой органами государственной статистики, Министерства образования и науки РФ и прочими организациями, контролирующими и финансирующими НИР БФ ПГТУ.
Во-вторых, это подготовка годового сводного отчета по НИР по научной деятельности БФ ПГТУ.
В-третьих, это формирование статистических данных НИД для подготовки других отчетов (гос. аккредитация вуза, к заседаниям Ученого совета и др.).

Научно-исследовательский отдел свою работу проводит во взаимодействии с кафедрами и деканатом.

От кафедр он получает годовые отчеты о НИР и НИРС. Причем связь «кафедра-отдел по науке» возникает при передаче отчета и тут же обрывается. То есть, как уже было сказано выше, при пополнении информации кафедры не извещают об этом отдел по науке. Этого можно избежать, если будет существовать единая информационная система. Если кафедра занесет в базу данных информацию о новом полученном патенте, то отдел по науке, используя данные этой же базы, об этом узнает (данные хранятся в одном месте!).

Помимо этого кафедры определяют научные направления, в которых они работают. По этим направлениям они должны отчитываться (или предоставлять отчеты во ВНТИЦ, или внутренний отчет). В дальнейшем это будет использоваться для оплаты публикаций. Если публикация относится к какой-либо зарегистрированной НИР, то она оплачивается средствами филиала, в противном случае нет. На сегодняшний день не определены связи между публикациями и научными направлениями. Точно также как нет связи и между конференциями, выставками, патентами и зарегистрированными научными направлениями. Хотя все это (статьи, патенты, участия в конференциях, выставках) – это результаты научно-исследовательской работы, и они непосредственно отражают развитие научного направления.

При взаимодействии с деканатом отдел по науке предоставляет различные статистические данные: показателями, оценивающие научно-исследовательскую работу студентов вуза; основные научные направления (научные школы) и их результаты; сведения по научно-исследовательским работам и др.

ТАКИМ ОБРАЗОМ, ИС «НАУКА В БФ ПГТУ» ПОЗВОЛИТ:
1. решить проблему малопродуктивного труда по сбору различного рода информации;
2. оперативно получать достоверную, актуальную информацию;
3. повысить эффективность управляющих воздействий на основе использования оперативной и достоверной информации о НИР, НИРС;
4. использовать актуальные данные для аналитических отчетов;
5. проводить объективный анализ состояния НИД в филиале для определения решения направления развития того или иного процесса (прогнозирование) и корректировки его в желаемом направлении по результатам эксперимента на модели, адекватной процессу.
Реализация этой подсистемы в составе ИС БФ ПГТУ является актуальной и практически значимой задачей.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. Затонский А.В., Калинина Н.С. Информационная система обеспечения качества образования в ВУЗе // Математические методы в технике и технологиях: Материалы 19-й международной научной конференции, Т.4. Воронеж, 2006.– С.173-177.
2. Мясникова С.А., Суслина А.В. Информационная система для обеспечения учебного процесса // Молодежная наука Верхнекамья: Материалы 3-й региональной научной конференции.– Березники, 2006.– С.92-95.
3. Вендров А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем. – М.: Финансы и статистика, 2000. –352 с.
4. Мясникова С.А., Суслина А.В., Затонский А.В. Моделирование информационной системы обеспечения учебного процесса // Математические методы в технике и технологиях: Материалы 19-й международной научной конференции, Т.4. Воронеж, 2006.– С.230-232.